Algemene Voorwaarden

Aegis IT ("leverancier"): Aegis IT, gevestigd te Patroonsweg 20 E, 3892DB Zeewolde, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42088602, btw-identificatienummer NL869658189B01.

Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en met Aegis IT een overeenkomst sluit, dan wel aan wie Aegis IT een aanbieding doet.

Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Aegis IT en klant waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, waaronder de raamovereenkomst (Overeenkomst Beheerde IT-Diensten), offertes, support cards en dienstintakes.

Zaken: hardware, apparatuur en andere fysieke producten die Aegis IT aan klant levert of ten behoeve van klant bij een derde inkoopt.

Software: software, met inbegrip van SaaS-diensten, die Aegis IT aan klant ter beschikking stelt, al dan niet via een derde-licentiegever.

Beheer: de doorlopende dienstverlening op basis van bestaande, in beheer genomen configuraties, begrepen in de maandelijkse of jaarlijkse vergoeding en nader omschreven in de toepasselijke support card.

Realisatie: projecten, nieuwe inrichtingen, uitbreidingen, migraties en overige werkzaamheden buiten de scope van Beheer, die afzonderlijk worden geoffreerd.

Schriftelijk: mede per e-mail of via het door Aegis IT aangewezen klantportaal, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van Aegis IT, voor zover daarvan niet uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.

Inkoop- of andere voorwaarden van klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Voor zover Aegis IT producten of diensten van een derde doorlevert (waaronder softwarelicenties, cloud- of SaaS-diensten), gelden daarnaast de voorwaarden van die derde partij, voor zover deze aan klant kenbaar zijn gemaakt of redelijkerwijs kenbaar konden zijn. Bij strijdigheid tussen die derdenvoorwaarden en deze algemene voorwaarden, gaan de derdenvoorwaarden voor wat betreft het desbetreffende product of de desbetreffende dienst.

Vernietiging of nietigheid van een of meer bepalingen van deze voorwaarden laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen treden in dat geval in overleg over een vervangende bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

Hoofdstuk 2 (levering van zaken), hoofdstuk 3 (software en SaaS) en hoofdstuk 4 (beheerde IT-diensten) zijn van toepassing voor zover de overeenkomst de betreffende prestatie omvat. De hoofdstukken 1, 5, 6 en 7 gelden steeds.

Alle aanbiedingen en offertes van Aegis IT zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk een termijn voor aanvaarding is opgenomen.

Offertes zijn geldig gedurende 30 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld, en zijn gebaseerd op de door klant verstrekte gegevens. Klant staat in voor de juistheid en volledigheid daarvan.

Een samengestelde prijsopgave verplicht Aegis IT niet tot levering van een deel van de daarin begrepen zaken of diensten tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.

Kennelijke fouten of vergissingen in een aanbieding, offerte of op de website van Aegis IT binden Aegis IT niet.

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat klant een offerte schriftelijk aanvaardt, dan wel op het moment dat Aegis IT met instemming van klant met de uitvoering aanvangt.

De raamovereenkomst (Overeenkomst Beheerde IT-Diensten) en, indien van toepassing, de verwerkersovereenkomst worden eenmalig ondertekend en gelden voor alle huidige en toekomstige diensten die klant bij Aegis IT afneemt. Dienstspecifieke offertes, support cards en dienstintakes vullen deze aan, zonder dat daarvoor telkens een nieuwe raamovereenkomst nodig is.

Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw en overige van overheidswege opgelegde heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Beheer-diensten worden vooraf per maand of per jaar gefactureerd, conform de overeengekomen contracttermijn. Realisatie-werkzaamheden worden gefactureerd conform de offerte: bij oplevering, in termijnen, of op basis van bestede tijd, zoals daarin bepaald.

Facturen worden verzonden per e-mail (PDF) of, indien overeengekomen, via elektronische facturatie of het klantportaal.

Aegis IT is gerechtigd de prijzen van doorlopende overeenkomsten jaarlijks te indexeren conform de consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens) van het CBS, voor het eerst twaalf maanden na aanvang van de overeenkomst, na voorafgaande schriftelijke kennisgeving. Overige prijswijzigingen worden vooraf schriftelijk aangekondigd; bedraagt een dergelijke wijziging meer dan 10% binnen twaalf maanden en is deze niet het gevolg van indexering of van een wijziging bij een derde-licentiegever, dan heeft klant het recht de overeenkomst tegen de datum van inwerkingtreding schriftelijk op te zeggen.

Tenzij anders overeengekomen geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.

Indien overeengekomen vindt betaling plaats via SEPA-automatische incasso. Klant verleent daartoe een schriftelijke of digitale machtiging en zorgt voor voldoende saldo op de opgegeven rekening. De pre-notificatie wordt voorafgaand aan de incasso aan klant verzonden.

Betaling geschiedt zonder korting, opschorting of verrekening, behoudens voor zover in rechte vastgesteld of door Aegis IT schriftelijk erkend.

Bij overschrijding van de betalingstermijn is klant van rechtswege in verzuim, zonder dat een ingebrekestelling is vereist. Vanaf de vervaldatum is klant de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek), of, indien klant geen ondernemer is in de zin van dat artikel, de wettelijke rente (artikel 6:119 Burgerlijk Wetboek).

Alle redelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten die Aegis IT maakt ter incasso van een opeisbare vordering komen voor rekening van klant, met een minimum conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

Bij het uitblijven van betaling is Aegis IT gerechtigd de dienstverlening geheel of gedeeltelijk op te schorten, na voorafgaande schriftelijke waarschuwing en een redelijke hersteltermijn, onverminderd de overige rechten van Aegis IT.

Beheer-overeenkomsten worden aangegaan voor onbepaalde tijd met een maandelijkse of jaarlijkse contracttermijn, zoals vastgelegd in de dienstintake.

Bij een maandelijkse contracttermijn geldt voor beide partijen een opzegtermijn van één kalendermaand tegen het einde van de lopende maand.

Bij een jaarlijkse contracttermijn wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd met telkens één jaar, tenzij een partij uiterlijk één maand vóór het einde van de lopende contractperiode schriftelijk opzegt.

Opzegging geschiedt schriftelijk, per e-mail aan de bekende contactpersoon of via het klantportaal.

Aegis IT is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk op te schorten of te ontbinden indien klant in staat van faillissement wordt verklaard, surséance van betaling aanvraagt, of anderszins de beschikkingsbevoegdheid over zijn vermogen verliest, onverminderd het recht van Aegis IT op vergoeding van reeds gemaakte kosten en geleden schade.

Beheer omvat de doorlopende dienstverlening op basis van bestaande, in beheer genomen configuraties, zoals beschreven in de toepasselijke support card en begrepen in de maandelijkse of jaarlijkse vergoeding.

Werkzaamheden die niet vallen onder Beheer — waaronder nieuwe inrichtingen, uitbreidingen, migraties, projecten en het in beheer nemen van nieuwe systemen of locaties (Realisatie) — worden voorafgaand afzonderlijk geoffreerd en pas na schriftelijke akkoordverklaring van klant uitgevoerd.

Blijkt tijdens de uitvoering dat aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn voor een behoorlijke uitvoering, dan overleggen partijen tijdig over aanpassing van de overeenkomst, met inbegrip van eventuele gevolgen voor prijs en planning.

Klant verstrekt Aegis IT tijdig alle gegevens, toegang en medewerking die redelijkerwijs nodig zijn voor een behoorlijke uitvoering van de overeenkomst.

Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens hem verstrekte gegevens.

Klant wijst een of meer contactpersonen aan die gedurende de looptijd van de overeenkomst als aanspreekpunt fungeren.

Vertraging of meerkosten die het gevolg zijn van het niet, niet tijdig of onvolledig nakomen van deze verplichtingen door klant, komen voor rekening van klant.

Opgegeven levertermijnen zijn indicatief en gelden niet als fatale termijn. Bij (dreigende) overschrijding overlegt Aegis IT tijdig met klant.

Aegis IT is gerechtigd in gedeelten te leveren en elk gedeelte afzonderlijk te factureren.

Het risico van de geleverde zaken gaat over op klant op het moment van feitelijke aflevering, ook indien de eigendom nog niet is overgegaan.

Alle door Aegis IT geleverde zaken blijven eigendom van Aegis IT totdat klant volledig heeft voldaan aan al zijn betalingsverplichtingen uit de betreffende overeenkomst en alle daarmee samenhangende overeenkomsten, met inbegrip van eventuele rente en kosten.

Zolang de eigendom niet is overgegaan, mag klant de zaken niet verpanden, aan derden in zekerheid overdragen of anderszins bezwaren, en mag hij deze uitsluitend in het kader van zijn normale bedrijfsuitoefening doorleveren.

Bij een gegronde vrees voor niet-nakoming door klant is Aegis IT gerechtigd de onder eigendomsvoorbehoud geleverde zaken terug te nemen. Klant verleent Aegis IT hiertoe reeds nu onvoorwaardelijk toestemming de daarvoor benodigde plaatsen te betreden.

Klant onderzoekt de geleverde zaken direct na aflevering op zichtbare gebreken of afwijkingen ten opzichte van de overeenkomst.

Zichtbare gebreken meldt klant binnen 8 dagen na aflevering schriftelijk aan Aegis IT; niet-zichtbare gebreken binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen de toepasselijke garantietermijn. Bij gebreke van tijdige melding vervalt het recht van klant om zich op het gebrek te beroepen, behoudens voor zover dit naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn.

Reclamatie schort de betalingsverplichting van klant niet op.

Voor de door Aegis IT geleverde zaken geldt de garantie die de fabrikant of leverancier van de betreffende zaak biedt. Aegis IT treedt daarin op als doorgeefluik en staat niet verder in dan die fabrikantengarantie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Garantie vervalt bij normale slijtage, onjuist gebruik, ondeskundig onderhoud of wijzigingen die niet door of namens Aegis IT zijn uitgevoerd.

Aegis IT verleent klant desgevraagd redelijke bijstand bij het aanspreken van de fabrikantengarantie.

Voor zover Aegis IT software of licenties van een derde-licentiegever aan klant ter beschikking stelt (waaronder Microsoft-licenties via een CSP-partner), gelden de licentievoorwaarden van die derde-licentiegever onverkort naast deze algemene voorwaarden. Aegis IT stelt deze voorwaarden op verzoek aan klant beschikbaar of verwijst daarnaar.

Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht, voor de duur en onder de voorwaarden van de betreffende licentieovereenkomst.

Bij beëindiging van de overeenkomst tussen Aegis IT en de derde-licentiegever, of bij beëindiging van de overeenkomst tussen Aegis IT en klant, eindigt tevens het gebruiksrecht van klant op de betreffende software, tenzij klant de licentie rechtstreeks bij de licentiegever of een andere partij voortzet.

Klant is zelf verantwoordelijk voor rechtmatig gebruik van de software binnen de grenzen van de toepasselijke licentievoorwaarden.

Voor zover Aegis IT functionaliteit op afstand via internet beschikbaar stelt (SaaS), zonder dat aan klant een fysieke drager van de onderliggende software ter beschikking wordt gesteld, mag klant deze functionaliteit uitsluitend ten behoeve van zijn eigen organisatie gebruiken.

Aegis IT mag de inhoud of omvang van een SaaS-dienst wijzigen. Substantiële wijzigingen die de bij klant geldende werkwijze wezenlijk beïnvloeden, worden vooraf aangekondigd.

Onderhoud aan een SaaS-dienst wordt zoveel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd en, waar redelijkerwijs mogelijk, vooraf aangekondigd.

Tenzij een acceptatietest schriftelijk is overeengekomen, aanvaardt klant geleverde software of ingerichte diensten in de staat waarin deze zich op het moment van oplevering bevinden.

Is een acceptatietest overeengekomen, dan meldt klant geconstateerde fouten — substantiële afwijkingen van de schriftelijk vastgelegde specificaties — onverwijld en gemotiveerd, uiterlijk binnen de overeengekomen testperiode. Zonder tijdige melding geldt het opgeleverde als geaccepteerd.

Aegis IT voert haar diensten uit als inspanningsverplichting, naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap, tenzij en voor zover Aegis IT in de overeenkomst uitdrukkelijk een resultaat heeft toegezegd.

De inhoud en omvang van Beheer per dienst zijn beschreven in de toepasselijke support card, die deel uitmaakt van de overeenkomst en die Aegis IT, met inachtneming van artikel 8, periodiek kan actualiseren.

Aegis IT is gerechtigd bepaalde werkzaamheden door derden te laten verrichten; Aegis IT blijft daarbij aanspreekpunt voor klant.

Reactie- en hersteltijden zijn afhankelijk van de urgentieclassificatie (P1 kritiek, P2 verstoord, P3 vraag of wens) en het overeengekomen servicecontract, zoals gecommuniceerd via het klantportaal of vastgelegd in een separate Service Level Agreement.

Een expliciet overeengekomen serviceniveau geldt alleen indien schriftelijk vastgelegd; bij gebreke daarvan spant Aegis IT zich in storingen binnen een redelijke termijn te verhelpen.

Beschikbaarheid wordt gemeten met uitsluiting van vooraf aangekondigd onderhoud en omstandigheden buiten de invloedssfeer van Aegis IT.

Klant verleent Aegis IT de toegang — waaronder inloggegevens en beheerrechten — die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van Beheer. Aegis IT beheert deze toegang volgens haar interne beveiligingsprocedures.

Bij beëindiging van de overeenkomst draagt Aegis IT toegang en beheerrechten over aan klant of een door klant aangewezen derde, en verwijdert zij haar eigen toegang, tenzij anders overeengekomen. Aegis IT kan voor exit-werkzaamheden haar gebruikelijke tarieven in rekening brengen.

Voor zover Aegis IT bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van klant, gelden de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Partijen sluiten daartoe een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van de raamovereenkomst.

Bij tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens, gaat de verwerkersovereenkomst voor.

Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij van elkaar of uit andere bron in het kader van de overeenkomst verkrijgen geheim en gebruiken deze uitsluitend voor het doel waarvoor zij is verstrekt.

Informatie geldt in ieder geval als vertrouwelijk indien dit door de verstrekkende partij is aangegeven of dit uit de aard van de informatie voortvloeit.

Deze verplichting geldt niet voor informatie die reeds openbaar was, rechtmatig van een derde is verkregen, of waarvan openbaarmaking op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel is vereist.

Alle rechten van intellectuele eigendom op door Aegis IT ontwikkelde of gebruikte materialen — waaronder documentatie, werkwijzen, scripts, automatiseringen en, indien van toepassing, maatwerksoftware — berusten bij Aegis IT of haar licentiegevers.

Klant verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die uitdrukkelijk in de overeenkomst zijn toegekend of die uit de aard van de overeenkomst voortvloeien.

Het is klant niet toegestaan aanduidingen omtrent rechten van intellectuele eigendom te verwijderen of te wijzigen.

De totale aansprakelijkheid van Aegis IT wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, of uit welke andere hoofde dan ook, is per gebeurtenis — een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis — beperkt tot het jaarbedrag (excl. btw) dat voor de betreffende overeenkomst is overeengekomen. Bij overeenkomsten met een looptijd korter dan een jaar geldt de voor die overeenkomst overeengekomen totale prijs.

Iedere aansprakelijkheid van Aegis IT voor indirecte schade — waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie — is uitgesloten.

De beperkingen in dit artikel gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Aegis IT.

Aansprakelijkheid van Aegis IT ontstaat pas nadat klant Aegis IT onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke heeft gesteld, met een redelijke termijn om alsnog na te komen, en Aegis IT ook na die termijn toerekenbaar tekortschiet.

Een vordering tot schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen 12 maanden na ontdekking van de schade schriftelijk bij Aegis IT is ingediend.

Dit artikel laat onverlet de aansprakelijkheid van Aegis IT die op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt of uitgesloten.

Aegis IT is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe wordt verhinderd door overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen bij of overmacht van derde-leveranciers (waaronder cloud- en licentiegevers), stroom- of internetstoringen, cyberincidenten die redelijkerwijs niet aan Aegis IT zijn toe te rekenen, overheidsmaatregelen, natuurrampen, oorlog, terrorisme en algemene vervoers- of transportproblemen.

Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Aegis IT opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder gehoudenheid tot schadevergoeding over en weer, onverminderd de verplichting van klant reeds verrichte werkzaamheden te vergoeden.

Klant draagt zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet over aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aegis IT.

Aegis IT is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst over te dragen aan een aan haar gelieerde onderneming of, bij bedrijfsoverdracht, aan de verkrijgende partij, en informeert klant daarover vooraf.

Bij beëindiging van de overeenkomst, om welke reden dan ook, verleent Aegis IT op verzoek van klant binnen een redelijke termijn medewerking aan overdracht van de dienstverlening aan klant of een door klant aangewezen derde (exit-medewerking), tegen de op dat moment gebruikelijke tarieven van Aegis IT, tenzij anders overeengekomen.

Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging voort te duren — waaronder geheimhouding, intellectueel eigendom en aansprakelijkheid — blijven onverminderd van kracht.

Op alle overeenkomsten tussen Aegis IT en klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank in het arrondissement waar Aegis IT is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst, waaronder de bevoegdheid van de kantonrechter.

Aegis IT is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk aan klant bekendgemaakt en gelden vanaf de aangekondigde datum, ook voor reeds bestaande overeenkomsten.

Aanvaardt klant een wijziging niet en beïnvloedt deze wijziging de kernverplichtingen van klant wezenlijk nadelig, dan kan klant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt.

Deze algemene voorwaarden zijn gepubliceerd op aegisit.nl en worden voorafgaand aan of bij het sluiten van de overeenkomst aan klant ter beschikking gesteld.

Van toepassing is steeds de laatst gepubliceerde versie, tenzij bij het sluiten van de betreffende overeenkomst uitdrukkelijk een eerdere versie is overeengekomen.